Bien gérer sa facturation lorsqu’on est indépendant

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Lorsque l’on est à son compte, il est essentiel de porter plusieurs casquettes. Tour à tour créatif, chef de projet, community manager, ou comptable, un indépendant doit être sur tous les fronts. Mais comment bien gérer l’administratif et sa facturation lorsque ce n’est pas son coeur de métier ?

Petit tour d’horizon des bases de la facturation que vous soyez auto/micro entrepreneur ou à la tête d’une structure type SASU, SAS…

doit-on établir un devis pour une prestation de service ?

Depuis la loi Hamon du 17 mars 2014 relative à la consommation, le professionnel doit fournir, pour toutes les prestations de service, un devis suffisamment détaillé à la demande du client lorsque le prix ne peut pas être déterminé à l’avance.

Le devis mentionne le détail de la prestation, le montant global de la prestation, et les éventuels frais annexes, ainsi qu’une durée de validité.

Le devis a valeur de contrat lorsque celui ci est accepté par la personne à laquelle il est remis. Ainsi, une fois signé, il vous engage sur le travail à effectuer et son prix et engage le client sur le montant à payer.

Si un contrat mentionnant le montant de la prestation peut être un document suffisant pour valider une prestation avec un client particulier ( dans le cadre d’une reportage photo par exemple) , signer un devis avec un professionnel en amont d’une prestation vous permettra de vous appuyer sur un document valable pour faire valoir votre règlement, ou en cas de litige. L’acceptation et la signature d’un devis prive le client de toute voie de recours concernant le tarif demandé. En plus de la signature, l’ajout d’une mention type comme « Lu et approuvé » ou « Bon pour accord » peut constituer une sécurité supplémentaire pour vous.

Rédiger un devis le plus détaillé possible sur la prestation souhaitée ( champs d’action, planning, déplacement, frais de bouche, frais d’hébergement, location de matériel supplémentaire, prise en charge annexes… ) vous permettra d’avoir un document référent indiscutable en cas de contestation.

qu’est ce qu’une facture?

La facture est un document qui détaille des prestations ou des marchandises vendues. Il s’agit d’un document de nature commerciale et comptable établi par une structure juridique (société ou entrepreneur indépendant ) pour constater les conditions des achats et ventes de produits ainsi que de prestations de service.

vous êtes auto/micro entrepreneur, devez vous faire une facture ?

Oui ! Vous êtes auto/micrco entrepreneur et vos clients sont des professionnels ? Vous devez établir une facture de façon systématique pour chacune de vos prestations quel qu’en soit le montant.

Vous êtes auto/micro entrepreneur et vous fournissez une prestation de services à des particuliers ? Vous avez l’obligation de facturer, et de remettre une facture dès lors que le montant de la prestation est égal ou supérieur à 25€.

le livre des recettes pour les auto-entreprises et micro-entreprises

Le livre des recettes est un registre comptable qui récapitule de façon chronologique l’ensemble des recettes qui ont été encaissées au cours d’une année. Il contient des mentions essentielles comme le montant et l’origine des recettes, le mode de règlement de chaque recette (chèque, espèces ou autres), les références des pièces justificatives (numérotation des factures, notes, …).

En parallèle, les auto/micro entrepreneurs sont invités à tenir un registre des achats afin de garder une trace de leurs dépenses. Si celui ci n’est pas obligatoire, il est tout de même fortement recommandé.

COMMENT NUMÉROTER SES FACTURES?

La numérotation des factures doit être effectuée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture grâce à une suite ininterrompue. Il ne peut y avoir ni ajout, ni suppression, ni doublon.

Chaque facture à un numéro qui lui est propre, il est impossible d’avoir deux factures avec un même numéro. L’entreprise ne doit pas pouvoir émettre des factures à posteriori.

EXEMPLE
Pour une société numérotant ses factures annuellement, elle terminera par exemple son année 2018 avec la facture n°2018-0367. La première facture de l’année 2019 devra quand à elle faire apparaître le numéro 2019-0001.
A SAVOIR

Une facture ne peut pas être purement supprimée : la numérotation chronologique permet de vérifier qu’il n’y pas de manquants dans les séquences numériques. En cas d’annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur ou le prestataire de services doit adresser à son client : soit une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée ; soit une note d’avoir, notamment en cas de remise accordée a posteriori, faisant référence à la facture initiale ( facture en « négatif » du montant de la réduction). Un logiciel de facturation permet de gérer ce type de manipulation très facilement.

un logiciel de facturation est-il obligatoire ?

Depuis 1er janvier 2018, et suite à la loi de finance pour 2016, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent utiliser des logiciels de facturation conformes aux nouvelles normes de cette loi pour émettre leurs différentes factures. Ainsi vous n’êtes pas obligé d’utiliser un logiciel de facturation si votre micro entreprise n’est pas soumise à la TVA.

quelles sont les mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures?
L’identification complète de l’entreprise et de son client (dénomination, siège social, numéro d’inscription à un registre, type de registre suivi de la ville d’implantation, numéro d’identification à la TVA),
La date d’émission de la facture
Le numéro de la facture
Le détail de la prestation (désignation, quantité, prix unitaire, majorations et réductions éventuelles et prix total hors taxes)
La date de livraison du bien ou la date d’exécution de la prestation de services
Le taux de TVA en vigueur, le montant de la taxe et le total TTC
La référence d’une éventuelle franchise ou exonération de TVA ( mentionTVA non applicable, art. 293 B du CGI)
Les conditions d’escompte
Les conditions de règlement (délai de paiement, taux d’escompte applicable, taux des pénalités de retard en cas de retard de paiement et montant de l’indemnité forfaitaire pour les frais de recouvrement).
combien de temps une facture doit-elle être conservée ?

Les originaux ou les copies des factures doivent être conservés pendant une durée de 10 ans à partir de la date de vente ou de prestation de service.

quel logiciel utiliser pour sa facturation ?

C’est la question qui revient le plus souvent lorsque je discute compta avec d’autres indépendants. Quel logiciel de facturation utiliser ?

Un logiciel de facturation, même si il n’est pas obligatoire en AE, permet de gérer l’intégralité du processus de facturation . Il permet d’établir des devis et de suivre leur acceptation, de créer des factures et de vérifier leur bon règlement, de gérer d’éventuels impayés et générer des relances, et de suivre de l’évolution de son chiffre d’affaires. Il permet de centraliser l’ensemble des informations, de s’assurer le respect de la législation en vigueur, de réduire le risque d’erreur, et surtout il permet de gagner du temps !

Après mon passage en société, et avant la mise en place de la nouvelle législation concernant les logiciels de facturation, je prenais le temps de rédiger mes factures sur Indesign. Alors certes, mes factures étaient jolies, mais quelle perte de temps ! Près de 10 minutes par facture. Soit mis bout à bout près de 70h par an simplement à créer mes documents. Sans compter le suivi à faire autour.

Il existe de nombreux outils de facturation, mais près quelques recherches, j’ai opté pour la solution proposée par Debitoor* qui correspondait le plus à mes besoins. Une utilisation simplifiée, un outil intuitif, la possibilité d’entrer mes frais et prendre en photos mes notes et factures avec mon téléphone, et pouvoir tracer en direct mes dépenses dans un tableau excel qui mettait en lien les chiffres et les dites facturettes en photo dans un document associé. Le tout pour 8€ par mois.

Côté facturation, j’édite mes factures en moins d’une minute, je peux suivre les paiements, et les factures en attente, ou encore transformer les devis envoyés en facture un fois validés depuis mon téléphone ou mon ordinateur. L’ensemble de mes documents est disponible en ligne et à distance. Au final, utiliser un logiciel de facturation m’aura permis de gagner près d’une semaine de temps de travail par an.

pourquoi établir un bilan comptable est essentiel même pour un micro-entrepreneur?

Les auto/micro-entrepreneurs bénéficient d’allègements importants en matière de comptabilité. C’est même l’essence de ce statut. Le statut d’auto/micro-entrepreneur dispense notamment du bilan comptable, qui chaque année établi à une période donnée une situation des actifs et des passifs d’une société. Celui-ci utile aux tiers (banques, administrations…) qui peuvent ainsi contrôler si l’entreprise est solvable et pour évaluer les impôts et taxes dus.

Si l’établissement d’un bilan comptable n’est pas obligatoire pour un AE ou une micro-entreprise, je ne saurai que vous recommander de vous plier à cet exercice ( à faire établir par un expert comptable ). En effet dans l’éventualité d’un changement de statut et du développement de votre activité, la mise en avant de l’utilisation d’un logiciel de facturation professionnel et de l’établissement annuel d’un bilan comptable ne pourra que vous donner plus de poids face à vos interlocuteurs financiers.

En effet, nombreuses sont les banques, ou les propriétaires qui dans le cadre d’une demande de prêt, de facilité de caisse, ou de présentation d’un dossier de location, préféreront se trouver face à des documents certifiés et rigoureux qui justifieront de la bonne santé de votre entreprise.

Moment de galère ou efficacité ? Et vous ? Comment gérez vous la facturation pour votre société ?

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